Aktenvernichtung

Wir sorgen dafür, dass Ihre alten Akten oder Datenträger fachgerecht entsorgt werden. Dafür sind wir zertifiziert.
Die Vernichtung Ihrer Akten erledigen wir in unserer eigenen Anlage nach Sicherheitsstufe 3. Unsere moderne Zerkleinerungsmaschine ist in der Lage, ganze Aktenordner zu vernichten. So entfällt das lästige Herausnehmen aus dem Ordner. Dabei werden alle Unterlagen in quadratzentimeter kleine Papierfetzen zerrissen. Zur Dokumentation der ordnungsmäßigen Vernichtung Ihrer Akten erhalten Sie von uns ein „Vernichtungsprotokoll“. Hier sind das Gewicht sowie der Zeitpunkt der Vernichtung exakt festgehalten. Die Aufbewahrungsfristen von Geschäftspapieren sind im Handelsgesetzbuch (HGB) im § 257 sowie in der Abgabenordnung (AO) in § 147 (Buchführungsunterlagen) geregelt. Wir vernichten Ihre alten Buchführungs-, Abschluß- und Buchungsunterlagen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Buchungsbelege wie Rechnungen und Quittungen oder Kalkulationsunterlagen, Lohnunterlagen, Stundenzettel usw. usw. Wir kommen mit kleinen Tonnen – MGB 240 Liter, inkl. Einwurfschlitz bis zu großen 5,5 cbm Containern mit 4 abschließbaren Deckeln. Oder mit speziellen Behältern zur Datenträger-Entsorgung. Und holen alles zur Vernichtung ab! Entfernungen spielen für uns keine Rolle. Auch Ihre Aktenmenge nicht. Egal, ob Sie wenig oder viel „Akten- oder Datenträgermüll“ haben!

Die Aufbewahrungsfristen. Wann was mit Augustin vernichtet werden darf.

Neben den o.g. Vorschriften finden sich weitere unterschiedliche Regelungen zu den Aufbewahrungsfristen in diversen Gesetzen und Verordnungen so z.B.:

  • Produkthaftungsgesetz ProdHaftG
  • Steuerrecht EStG, KStG, GewStG
  • Zivilrecht BGB, ZPO
  • Aktiengesetz AktG
  • Banken- und Versicherungsgesetz
  • Beamtenrecht
  • Röntgenverordnung RöV
  • Verordnung über Entsorgungsfachbetriebe EfbV
  • Strahlenschutzverordnung StrlSchV

Die handels- und steuerrechtlichen Vorschriften zur Aufzeichnung von Geschäftsvorfällen und zur Aufbewahrung von Schriftgut stimmen nur zum Teil überein. Aus steuerlichen Gründen sind sämtliche Geschäftsunterlagen und sonstige Unterlagen (wie z.B. DVDatenträger und Mikrofilme) aufzubewahren, die für die Besteuerung von Bedeutung sind. Die handelsrechtlichen Vorschriften haben damit für die betriebliche Praxis nicht die Bedeutung, wie sie den steuerrechtlichen Aufbewahrungsvorschriften zukommt. Im Folgenden werden daher vornehmlich die steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen dargestellt. Darüber hinaus ist zu beachten, dass die Aufbewahrungsfrist gem. der Abgabenordnung (§147) mit dem Schluss des Kalenderjahres beginnt, in dem der Jahresabschluss aufgestellt worden ist. Daraus ergibt sich, dass die Aufbewahrungsfrist aller zum Jahresabschluss gehörenden Unterlagen ebenfalls mit dem Schluss des Kalenderjahres beginnt, in dem der Jahresabschluss erstellt wurde.

Übersicht Aufbewahrungsfristen von Dokumenten – PDF

Kategorie Gesetzliche Aufbewahrungsfrist (Jahre) Die Unterlagen der folgenden Jahrgänge
können ab 01. Januar 2015 vernichtet werden

A

An-, Ab- und Ummeldungen der AOK und Ersatzkassen 06 2008
Angebotsunterlagen, die nicht zum Auftrag geführt haben 0 /
Angebotsunterlagen, die zum Auftrag geführt haben 06 2008
Anlagevermögen 10 2004
Anlageverzeichnisse 10 2004
Anträge auf Arbeitnehmersparzulage 06 2008
Anwesenheitsliste (z.B. Stempelkarten) soweit für Lohnbuchhaltung erforderlich 10 2004

B

Bankauszüge, Bankbelege 10 2004
Beitragsabrechnungen zur Sozialversicherung 10 2004
Belastungsanzeigen (intern und extern) 10 2004
Belege, Sammelbelege, Beleglisten soweit Buchungsunterlagen 10 2004
Bestell- und Auftragsunterlagen 06 2008
Beteiligungsunterlagen 10 2004
Betriebsabrechnungsbögen 10 2004
Betriebskostenabrechnungen 10 2004
Betriebstagebücher (EfbV) 05 2009
Bewirtungsunterlagen 10 2004
Bilanzen 10 2004
Bilanzen und Bilanzanlagen 10 2004
Buchungsanweisungen 10 2004
Bürgschaftsinformationen (nach Vertragsende) 06 2008

D

Darlehensunterlagen 10 2004
Dateien (soweit Verfahrensdokumentationen) (§ 47 AO) 10 2004
Dauerauftragsunterlagen 06 2008
Debitorenbuchhaltung 10 2004
Depotbücher, Depotauszüge und Depotbestätigungen 10 2004
Doppelbesteuerungsunterlagen 06 2008

E

EDV-Unterlagen, soweit zum Verständnis der Buchführung erforderlich (z. B. Ablaufdiagramme,
Blockdiagramme und ähnliche Organisationsbeschreibungen)
10 2004
Effektenkassenquittungen, Effektenempfangsbescheinigungen (soweit Buchungsbelege), Effektenb. 10 2004
Einheitswertunterlagen 10 2004
E-Mails mit steuerrelevantem Inhalt 10 2004
Essenmarkenabrechnungen 10 2004

F

Fahrtkostenerstattungsunterlagen 10 2004
Frachtbriefe 10 2004
Freistempelabrechnungen 10 2004

G

Gebäude- und Grundstücksunterlagen (Bauakten, Baupläne, Schätzungen, Genehmigungen,
Abrechnungen über Anschaffungs- oder Herstellungskosten), soweit Inventar
10 2004
Gehaltslisten 10 2004
Geschäftsberichte 10 2004
Geschäftsbriefe 06 2008
Geschenknachweise 10 2004
Gesellschafterversammlung /-beschlüsse (Protokolle und sonstige Unterlagen) 10 2004
Gewinn- und Verlustrechnungen 10 2004
Grundbuch- und Journalblätter, wenn Inventare 10 2004
Gründungsakten der Gesellschaft 10 2004
Gutachten 10 2004
Gutschriften, Gutschriftsanzeigen 10 2004

H

Handelsbriefe 06 2008
Handelsbücher 10 2004
Hauptbücher 10 2004
Hauptversammlungen (Beschlüsse, Protokolle, sonstige Unterlagen) 10 2004

I

Inkassobücher, -karteien, -quittungen 10 2004
Inventare, Inventarnachweise 10 2004
Inventurunterlagen für Bilanzierungszwecke 10 2004

J

Jahresabschluss 10 2004
Jahreslohnnachweise für Berufsgenossenschaften 10 2004
Journale für Hauptbuch und Kontokorrent 10 2004

K

Kassenberichte 10 2004
Kassenbücher und -blätter 10 2004
Kassenzettel 10 2004
Kontenpläne und -änderungen 10 2004
Kontoauszüge 10 2004
Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte 10 2004
Kostenträgerrechnungen 10 2004
Krankenhaus-Buchführungsunterlagen 10 2004
Kreditorenbuchhaltung 10 2004

L

Lastschriftanzeigen 10 2004
Lieferscheine, wenn Buchungsunterlagen 10 2004
Lohnkontenarten 10 2004
Lohnlisten 10 2004
Lohnsteuer-Jahresausgleichsunterlagen (für Arb./Angest.) 10 2004

M

Mahnvorgänge 06 2008
Maschinenkarteikarten (Inventur) 10 2004
Mietverträge (nach Vertragsende) 06 2008

N

Nebenbücher 10 2004

O

Offenbarungseidanträge 06 2008

P

Pachtverträge (nach Vertragsende) 06 2008
Patente und Patentunterlagen, nach Ablauf des Patents 06 2008
Patientenakten (Krankengeschichte) ambulant und stationär 30 1984
Pensionskassenunterlagen 10 2004
Personalunterlagen 06 2008
Pfändungsunterlagen 10 2004
Prämienunterlagen, z. B. über Versicherungsprämien, soweit Buchungsunterlagen 10 2004
Provisionsabrechnungen mit Unterlagen 10 2004
Prüfungsberichte des Abschlussprüfers 10 2004

Q

Qualitätsmanagement-Unterlagen 10 2004
Quittungen, wenn Buchungsunterlagen 10 2004

R

Rechnungen und Rechnungsunterlagen 10 2004
Rechtsstreitfälle mit allen Unterlagen, Klageakten – nach Verfahrensabschluss 06 2008
Reisekostenabrechnungen 10 2004
Repräsentationsaufwendungen (Unterlagen) 10 2004

S

Saldenbilanzen 10 2004
Saldenlisten 10 2004
Scheck- und Wechselunterlagen 10 2004
Schriftwechsel 06 2008
Schriftwechsel (auch innerbetrieblich) 06 2008
Sozialversicherungsunterlagen 06 2008
Spendenbescheinigungen 10 2004
Strahlenschutz-Anwendungen (Röntgenaufnahmen-RöV)* 10 2004
Strahlenschutz-Anwendungen (Röntgenbehandlung-RöV)* 30 1984
Strahlenschutzbelehrungen (RöV)* 30 1984
Strahlenschutzgesundheitsakte (RöV)* 30 1984
Strahlenschutzmessergebnisse (RöV)* 30 1984

T

Telefonkostennachweise 10 2004

U

Überstundenlisten 10 2004
Unterlagen über dubiose Forderungen, Dubiosenbücher 10 2004

V

Vermögensverzeichnis 10 2004
Versand- und Frachtunterlagen 10 2004
Versorgungsunterlagen, soweit Buchungsunterlagen 10 2004
VwL-Unterlagen 10 2004

W

Wareneingangs- und -ausgangsbücher 10 2004
Wechsel 10 2004

Z

Zessionen 08 2008
Zinsabrechnungen 08 2008
Alle Angaben sind ohne Gewähr

*) § 28 (3) RöV : Aufzeichnungen über Röntgenbehandlungen sind 30 Jahre lang nach der letzten Behandlung aufzubewahren.
Röntgenbilder und die Aufzeichnungen über Röntgenuntersuchungen sind zehn Jahre lang nach der letzten Untersuchung
aufzubewahren. Die Aufzeichnungen von Röntgenuntersuchungen einer Person, die das 18. Lebensjahr noch nicht vollendet hat, sind
bis zur Vollendung des 28. Lebensjahres dieser Person aufzubewahren. …….