Akten Aufbewahrungsfristen

Wann was mit Augustin vernichtet werden darf.

Die Aufbewahrungsfristen für Akten.

Das Handelsgesetzbuch (HGB) verpflichtet Kaufleute zur Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen (§§ 238, 257, 261 HGB). Aus steuerlichen Gründen haben alle Unternehmen der gewerblichen Wirtschaft die Aufbewahrungsvorschriften nach § 147
Abgabenordnung (AO) zu erfüllen.

Neben den o.g. Vorschriften finden sich weitere unterschiedliche Regelungen zu den Aufbewahrungsfristen in diversen Gesetzen und Verordnungen so z.B.:

  • Produkthaftungsgesetz ProdHaftG
  • Steuerrecht EStG, KStG, GewStG
  • Zivilrecht BGB, ZPO
  • Aktiengesetz AktG
  • Banken- und Versicherungsgesetz
  • Beamtenrecht
  • Röntgenverordnung RöV
  • Verordnung über Entsorgungsfachbetriebe EfbV
  • Strahlenschutzverordnung StrlSchV

Die handels- und steuerrechtlichen Vorschriften zur Aufzeichnung von Geschäftsvorfällen und zur Aufbewahrung von Schriftgut stimmen nur zum Teil überein. Aus steuerlichen Gründen sind sämtliche Geschäftsunterlagen und sonstige Unterlagen (wie z.B. DVDatenträger und Mikrofilme) aufzubewahren, die für die Besteuerung von Bedeutung sind. Die handelsrechtlichen Vorschriften haben damit für die betriebliche Praxis nicht die Bedeutung, wie sie den steuerrechtlichen Aufbewahrungsvorschriften zukommt. Im Folgenden werden daher vornehmlich die steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen dargestellt. Darüber hinaus ist zu beachten, dass die Aufbewahrungsfrist gem. der Abgabenordnung (§147) mit dem Schluss des Kalenderjahres beginnt, in dem der Jahresabschluss aufgestellt worden ist. Daraus ergibt sich, dass die Aufbewahrungsfrist aller zum Jahresabschluss gehörenden Unterlagen ebenfalls mit dem Schluss des Kalenderjahres beginnt, in dem der Jahresabschluss erstellt wurde.

Wir sorgen dafür, dass Ihre alten Akten oder Datenträger fachgerecht entsorgt werden. Dafür sind wir zertifiziert.

KategorieGesetzliche Aufbewahrungsfrist (Jahre)Die Unterlagen der folgenden Jahrgänge
können ab 01. Januar 2024 vernichtet werden
A
An-, Ab- und Ummeldungen der AOK und Ersatzkassen062018
Angebotsunterlagen, die nicht zum Auftrag geführt haben0/
Angebotsunterlagen, die zum Auftrag geführt haben062018
Anlagevermögen102014
Anlageverzeichnisse102014
Anträge auf Arbeitnehmersparzulage062018
Anwesenheitsliste (z.B. Stempelkarten) soweit für Lohnbuchhaltung erforderlich102014
B
Bankauszüge, Bankbelege102014
Beitragsabrechnungen zur Sozialversicherung102014
Belastungsanzeigen (intern und extern)102014
Belege, Sammelbelege, Beleglisten soweit Buchungsunterlagen102014
Bestell- und Auftragsunterlagen062018
Beteiligungsunterlagen102014
Betriebsabrechnungsbögen102014
Betriebskostenabrechnungen102014
Betriebstagebücher (EfbV)052019
Bewirtungsunterlagen102014
Bilanzen102014
Bilanzen und Bilanzanlagen102014
Buchungsanweisungen102014
Bürgschaftsinformationen (nach Vertragsende)062018
D
Darlehensunterlagen102014
Dateien (soweit Verfahrensdokumentationen) (§ 47 AO)102014
Dauerauftragsunterlagen062018
Debitorenbuchhaltung102014
Depotbücher, Depotauszüge und Depotbestätigungen102014
Doppelbesteuerungsunterlagen062018
E
EDV-Unterlagen, soweit zum Verständnis der Buchführung erforderlich (z. B. Ablaufdiagramme,
Blockdiagramme und ähnliche Organisationsbeschreibungen)
102014
Effektenkassenquittungen, Effektenempfangsbescheinigungen (soweit Buchungsbelege), Effektenb.102014
Einheitswertunterlagen102014
E-Mails mit steuerrelevantem Inhalt102014
Essenmarkenabrechnungen102014
F
Fahrtkostenerstattungsunterlagen102014
Frachtbriefe102014
Freistempelabrechnungen102014
G
Gebäude- und Grundstücksunterlagen (Bauakten, Baupläne, Schätzungen, Genehmigungen,
Abrechnungen über Anschaffungs- oder Herstellungskosten), soweit Inventar
102014
Gehaltslisten102014
Geschäftsberichte102014
Geschäftsbriefe062018
Geschenknachweise102014
Gesellschafterversammlung /-beschlüsse (Protokolle und sonstige Unterlagen)102014
Gewinn- und Verlustrechnungen102014
Grundbuch- und Journalblätter, wenn Inventare102014
Gründungsakten der Gesellschaft102014
Gutachten102014
Gutschriften, Gutschriftsanzeigen102014
H
Handelsbriefe062018
Handelsbücher102014
Hauptbücher102014
Hauptversammlungen (Beschlüsse, Protokolle, sonstige Unterlagen)102014
I
Inkassobücher, -karteien, -quittungen102014
Inventare, Inventarnachweise102014
Inventurunterlagen für Bilanzierungszwecke102014
J
Jahresabschluss102014
Jahreslohnnachweise für Berufsgenossenschaften102014
Journale für Hauptbuch und Kontokorrent102014
K
Kassenberichte102014
Kassenbücher und -blätter102014
Kassenzettel102014
Kontenpläne und -änderungen102014
Kontoauszüge102014
Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte102014
Kostenträgerrechnungen102014
Krankenhaus-Buchführungsunterlagen102014
Kreditorenbuchhaltung102014
L
Lastschriftanzeigen102014
Lieferscheine, wenn Buchungsunterlagen102014
Lohnkontenarten102014
Lohnlisten102014
Lohnsteuer-Jahresausgleichsunterlagen (für Arb./Angest.)102014
M
Mahnvorgänge062018
Maschinenkarteikarten (Inventur)102014
Mietverträge (nach Vertragsende)062018
N
Nebenbücher102014
O
Offenbarungseidanträge062018
P
Pachtverträge (nach Vertragsende)062018
Patente und Patentunterlagen, nach Ablauf des Patents062018
Patientenakten (Krankengeschichte) ambulant und stationär301994
Pensionskassenunterlagen102014
Personalunterlagen062018
Pfändungsunterlagen102014
Prämienunterlagen, z. B. über Versicherungsprämien, soweit Buchungsunterlagen102014
Provisionsabrechnungen mit Unterlagen102014
Prüfungsberichte des Abschlussprüfers102014
Q
Qualitätsmanagement-Unterlagen102014
Quittungen, wenn Buchungsunterlagen102014
R
Rechnungen und Rechnungsunterlagen102014
Rechtsstreitfälle mit allen Unterlagen, Klageakten – nach Verfahrensabschluss062018
Reisekostenabrechnungen102014
Repräsentationsaufwendungen (Unterlagen)102014
S
Saldenbilanzen102014
Saldenlisten102014
Scheck- und Wechselunterlagen102014
Schriftwechsel062018
Schriftwechsel (auch innerbetrieblich)062018
Sozialversicherungsunterlagen062018
Spendenbescheinigungen102014
Strahlenschutz-Anwendungen (Röntgenaufnahmen-RöV)*102014
Strahlenschutz-Anwendungen (Röntgenbehandlung-RöV)*301994
Strahlenschutzbelehrungen (RöV)*301994
Strahlenschutzgesundheitsakte (RöV)*301994
Strahlenschutzmessergebnisse (RöV)*301994
T
Telefonkostennachweise102014
U
Überstundenlisten102014
Unterlagen über dubiose Forderungen, Dubiosenbücher102014
V
Vermögensverzeichnis102014
Versand- und Frachtunterlagen102014
Versorgungsunterlagen, soweit Buchungsunterlagen102014
VwL-Unterlagen102014
W
Wareneingangs- und -ausgangsbücher102014
Wechsel102014
Z
Zessionen082019
Zinsabrechnungen082019
Alle Angaben sind ohne Gewähr

*) § 28 (3) RöV : Aufzeichnungen über Röntgenbehandlungen sind 30 Jahre lang nach der letzten Behandlung aufzubewahren.
Röntgenbilder und die Aufzeichnungen über Röntgenuntersuchungen sind zehn Jahre lang nach der letzten Untersuchung
aufzubewahren. Die Aufzeichnungen von Röntgenuntersuchungen einer Person, die das 18. Lebensjahr noch nicht vollendet hat, sind
bis zur Vollendung des 28. Lebensjahres dieser Person aufzubewahren. …….