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Die Aufbewahrungsfristen. Wann was mit Augustin vernichtet werden darf.

Das Handelsgesetzbuch (HGB) verpflichtet Kaufleute zur Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen (§§ 238, 257, 261 HGB). Aus steuerlichen Gründen haben alle Unternehmen der gewerblichen Wirtschaft die Aufbewahrungsvorschriften nach § 147
Abgabenordnung (AO) zu erfüllen.

Neben den o.g. Vorschriften finden sich weitere unterschiedliche Regelungen zu den Aufbewahrungsfristen in diversen Gesetzen und Verordnungen so z.B.:

  • Produkthaftungsgesetz ProdHaftG
  • Steuerrecht EStG, KStG, GewStG
  • Zivilrecht BGB, ZPO
  • Aktiengesetz AktG
  • Banken- und Versicherungsgesetz
  • Beamtenrecht
  • Röntgenverordnung RöV
  • Verordnung über Entsorgungsfachbetriebe EfbV
  • Strahlenschutzverordnung StrlSchV

Die handels- und steuerrechtlichen Vorschriften zur Aufzeichnung von Geschäftsvorfällen und zur Aufbewahrung von Schriftgut stimmen nur zum Teil überein. Aus steuerlichen Gründen sind sämtliche Geschäftsunterlagen und sonstige Unterlagen (wie z.B. DVDatenträger und Mikrofilme) aufzubewahren, die für die Besteuerung von Bedeutung sind. Die handelsrechtlichen Vorschriften haben damit für die betriebliche Praxis nicht die Bedeutung, wie sie den steuerrechtlichen Aufbewahrungsvorschriften zukommt. Im Folgenden werden daher vornehmlich die steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen dargestellt. Darüber hinaus ist zu beachten, dass die Aufbewahrungsfrist gem. der Abgabenordnung (§147) mit dem Schluss des Kalenderjahres beginnt, in dem der Jahresabschluss aufgestellt worden ist. Daraus ergibt sich, dass die Aufbewahrungsfrist aller zum Jahresabschluss gehörenden Unterlagen ebenfalls mit dem Schluss des Kalenderjahres beginnt, in dem der Jahresabschluss erstellt wurde.

Wir sorgen dafür, dass Ihre alten Akten oder Datenträger fachgerecht entsorgt werden. Dafür sind wir zertifiziert.

Kategorie Gesetzliche Aufbewahrungsfrist (Jahre) Die Unterlagen der folgenden Jahrgänge
können ab 01. Januar 2021 vernichtet werden

A

An-, Ab- und Ummeldungen der AOK und Ersatzkassen 06 2014
Angebotsunterlagen, die nicht zum Auftrag geführt haben 0 /
Angebotsunterlagen, die zum Auftrag geführt haben 06 2014
Anlagevermögen 10 2010
Anlageverzeichnisse 10 2010
Anträge auf Arbeitnehmersparzulage 06 2014
Anwesenheitsliste (z.B. Stempelkarten) soweit für Lohnbuchhaltung erforderlich 10 2010

B

Bankauszüge, Bankbelege 10 2010
Beitragsabrechnungen zur Sozialversicherung 10 2010
Belastungsanzeigen (intern und extern) 10 2010
Belege, Sammelbelege, Beleglisten soweit Buchungsunterlagen 10 2010
Bestell- und Auftragsunterlagen 06 2014
Beteiligungsunterlagen 10 2010
Betriebsabrechnungsbögen 10 2010
Betriebskostenabrechnungen 10 2010
Betriebstagebücher (EfbV) 05 2015
Bewirtungsunterlagen 10 2010
Bilanzen 10 2010
Bilanzen und Bilanzanlagen 10 2010
Buchungsanweisungen 10 2010
Bürgschaftsinformationen (nach Vertragsende) 06 2014

D

Darlehensunterlagen 10 2010
Dateien (soweit Verfahrensdokumentationen) (§ 47 AO) 10 2010
Dauerauftragsunterlagen 06 2014
Debitorenbuchhaltung 10 2010
Depotbücher, Depotauszüge und Depotbestätigungen 10 2010
Doppelbesteuerungsunterlagen 06 2014

E

EDV-Unterlagen, soweit zum Verständnis der Buchführung erforderlich (z. B. Ablaufdiagramme,
Blockdiagramme und ähnliche Organisationsbeschreibungen)
10 2010
Effektenkassenquittungen, Effektenempfangsbescheinigungen (soweit Buchungsbelege), Effektenb. 10 2010
Einheitswertunterlagen 10 2010
E-Mails mit steuerrelevantem Inhalt 10 2010
Essenmarkenabrechnungen 10 2010

F

Fahrtkostenerstattungsunterlagen 10 2010
Frachtbriefe 10 2010
Freistempelabrechnungen 10 2010

G

Gebäude- und Grundstücksunterlagen (Bauakten, Baupläne, Schätzungen, Genehmigungen,
Abrechnungen über Anschaffungs- oder Herstellungskosten), soweit Inventar
10 2010
Gehaltslisten 10 2010
Geschäftsberichte 10 2010
Geschäftsbriefe 06 2014
Geschenknachweise 10 2010
Gesellschafterversammlung /-beschlüsse (Protokolle und sonstige Unterlagen) 10 2010
Gewinn- und Verlustrechnungen 10 2010
Grundbuch- und Journalblätter, wenn Inventare 10 2010
Gründungsakten der Gesellschaft 10 2010
Gutachten 10 2010
Gutschriften, Gutschriftsanzeigen 10 2010

H

Handelsbriefe 06 2014
Handelsbücher 10 2010
Hauptbücher 10 2010
Hauptversammlungen (Beschlüsse, Protokolle, sonstige Unterlagen) 10 2010

I

Inkassobücher, -karteien, -quittungen 10 2010
Inventare, Inventarnachweise 10 2010
Inventurunterlagen für Bilanzierungszwecke 10 2010

J

Jahresabschluss 10 2010
Jahreslohnnachweise für Berufsgenossenschaften 10 2010
Journale für Hauptbuch und Kontokorrent 10 2010

K

Kassenberichte 10 2010
Kassenbücher und -blätter 10 2010
Kassenzettel 10 2010
Kontenpläne und -änderungen 10 2010
Kontoauszüge 10 2010
Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte 10 2010
Kostenträgerrechnungen 10 2010
Krankenhaus-Buchführungsunterlagen 10 2010
Kreditorenbuchhaltung 10 2010

L

Lastschriftanzeigen 10 2010
Lieferscheine, wenn Buchungsunterlagen 10 2010
Lohnkontenarten 10 2010
Lohnlisten 10 2010
Lohnsteuer-Jahresausgleichsunterlagen (für Arb./Angest.) 10 2010

M

Mahnvorgänge 06 2014
Maschinenkarteikarten (Inventur) 10 2010
Mietverträge (nach Vertragsende) 06 2014

N

Nebenbücher 10 2010

O

Offenbarungseidanträge 06 2014

P

Pachtverträge (nach Vertragsende) 06 2014
Patente und Patentunterlagen, nach Ablauf des Patents 06 2014
Patientenakten (Krankengeschichte) ambulant und stationär 30 1990
Pensionskassenunterlagen 10 2010
Personalunterlagen 06 2014
Pfändungsunterlagen 10 2010
Prämienunterlagen, z. B. über Versicherungsprämien, soweit Buchungsunterlagen 10 2010
Provisionsabrechnungen mit Unterlagen 10 2010
Prüfungsberichte des Abschlussprüfers 10 2010

Q

Qualitätsmanagement-Unterlagen 10 2010
Quittungen, wenn Buchungsunterlagen 10 2010

R

Rechnungen und Rechnungsunterlagen 10 2010
Rechtsstreitfälle mit allen Unterlagen, Klageakten – nach Verfahrensabschluss 06 2014
Reisekostenabrechnungen 10 2010
Repräsentationsaufwendungen (Unterlagen) 10 2010

S

Saldenbilanzen 10 2010
Saldenlisten 10 2010
Scheck- und Wechselunterlagen 10 2010
Schriftwechsel 06 2014
Schriftwechsel (auch innerbetrieblich) 06 2014
Sozialversicherungsunterlagen 06 2014
Spendenbescheinigungen 10 2010
Strahlenschutz-Anwendungen (Röntgenaufnahmen-RöV)* 10 2010
Strahlenschutz-Anwendungen (Röntgenbehandlung-RöV)* 30 1990
Strahlenschutzbelehrungen (RöV)* 30 1990
Strahlenschutzgesundheitsakte (RöV)* 30 1990
Strahlenschutzmessergebnisse (RöV)* 30 1990

T

Telefonkostennachweise 10 2010

U

Überstundenlisten 10 2010
Unterlagen über dubiose Forderungen, Dubiosenbücher 10 2010

V

Vermögensverzeichnis 10 2010
Versand- und Frachtunterlagen 10 2010
Versorgungsunterlagen, soweit Buchungsunterlagen 10 2010
VwL-Unterlagen 10 2010

W

Wareneingangs- und -ausgangsbücher 10 2010
Wechsel 10 2010

Z

Zessionen 08 2015
Zinsabrechnungen 08 2015
Alle Angaben sind ohne Gewähr

*) § 28 (3) RöV : Aufzeichnungen über Röntgenbehandlungen sind 30 Jahre lang nach der letzten Behandlung aufzubewahren.
Röntgenbilder und die Aufzeichnungen über Röntgenuntersuchungen sind zehn Jahre lang nach der letzten Untersuchung
aufzubewahren. Die Aufzeichnungen von Röntgenuntersuchungen einer Person, die das 18. Lebensjahr noch nicht vollendet hat, sind
bis zur Vollendung des 28. Lebensjahres dieser Person aufzubewahren. …….

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