CONTAINER, MIET-WC, AKTENVERNICHTUNG

Die Aufbewahrungsfristen. Wann was mit Augustin vernichtet werden darf.

Das Handelsgesetzbuch (HGB) verpflichtet Kaufleute zur Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen (§§ 238, 257, 261 HGB). Aus steuerlichen Gründen haben alle Unternehmen der gewerblichen Wirtschaft die Aufbewahrungsvorschriften nach § 147
Abgabenordnung (AO) zu erfüllen.

Neben den o.g. Vorschriften finden sich weitere unterschiedliche Regelungen zu den Aufbewahrungsfristen in diversen Gesetzen und Verordnungen so z.B.:

  • Produkthaftungsgesetz ProdHaftG
  • Steuerrecht EStG, KStG, GewStG
  • Zivilrecht BGB, ZPO
  • Aktiengesetz AktG
  • Banken- und Versicherungsgesetz
  • Beamtenrecht
  • Röntgenverordnung RöV
  • Verordnung über Entsorgungsfachbetriebe EfbV
  • Strahlenschutzverordnung StrlSchV

Die handels- und steuerrechtlichen Vorschriften zur Aufzeichnung von Geschäftsvorfällen und zur Aufbewahrung von Schriftgut stimmen nur zum Teil überein. Aus steuerlichen Gründen sind sämtliche Geschäftsunterlagen und sonstige Unterlagen (wie z.B. DVDatenträger und Mikrofilme) aufzubewahren, die für die Besteuerung von Bedeutung sind. Die handelsrechtlichen Vorschriften haben damit für die betriebliche Praxis nicht die Bedeutung, wie sie den steuerrechtlichen Aufbewahrungsvorschriften zukommt. Im Folgenden werden daher vornehmlich die steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen dargestellt. Darüber hinaus ist zu beachten, dass die Aufbewahrungsfrist gem. der Abgabenordnung (§147) mit dem Schluss des Kalenderjahres beginnt, in dem der Jahresabschluss aufgestellt worden ist. Daraus ergibt sich, dass die Aufbewahrungsfrist aller zum Jahresabschluss gehörenden Unterlagen ebenfalls mit dem Schluss des Kalenderjahres beginnt, in dem der Jahresabschluss erstellt wurde.

Wir sorgen dafür, dass Ihre alten Akten oder Datenträger fachgerecht entsorgt werden. Dafür sind wir zertifiziert.

Kategorie Gesetzliche Aufbewahrungsfrist (Jahre) Die Unterlagen der folgenden Jahrgänge
können ab 01. Januar 2020 vernichtet werden

A

An-, Ab- und Ummeldungen der AOK und Ersatzkassen 06 2013
Angebotsunterlagen, die nicht zum Auftrag geführt haben 0 /
Angebotsunterlagen, die zum Auftrag geführt haben 06 2013
Anlagevermögen 10 2009
Anlageverzeichnisse 10 2009
Anträge auf Arbeitnehmersparzulage 06 2013
Anwesenheitsliste (z.B. Stempelkarten) soweit für Lohnbuchhaltung erforderlich 10 2009

B

Bankauszüge, Bankbelege 10 2009
Beitragsabrechnungen zur Sozialversicherung 10 2009
Belastungsanzeigen (intern und extern) 10 2009
Belege, Sammelbelege, Beleglisten soweit Buchungsunterlagen 10 2009
Bestell- und Auftragsunterlagen 06 2013
Beteiligungsunterlagen 10 2009
Betriebsabrechnungsbögen 10 2009
Betriebskostenabrechnungen 10 2009
Betriebstagebücher (EfbV) 05 2014
Bewirtungsunterlagen 10 2009
Bilanzen 10 2009
Bilanzen und Bilanzanlagen 10 2009
Buchungsanweisungen 10 2009
Bürgschaftsinformationen (nach Vertragsende) 06 2013

D

Darlehensunterlagen 10 2009
Dateien (soweit Verfahrensdokumentationen) (§ 47 AO) 10 2009
Dauerauftragsunterlagen 06 2013
Debitorenbuchhaltung 10 2009
Depotbücher, Depotauszüge und Depotbestätigungen 10 2009
Doppelbesteuerungsunterlagen 06 2013

E

EDV-Unterlagen, soweit zum Verständnis der Buchführung erforderlich (z. B. Ablaufdiagramme,
Blockdiagramme und ähnliche Organisationsbeschreibungen)
10 2009
Effektenkassenquittungen, Effektenempfangsbescheinigungen (soweit Buchungsbelege), Effektenb. 10 2009
Einheitswertunterlagen 10 2009
E-Mails mit steuerrelevantem Inhalt 10 2009
Essenmarkenabrechnungen 10 2009

F

Fahrtkostenerstattungsunterlagen 10 2009
Frachtbriefe 10 2009
Freistempelabrechnungen 10 2009

G

Gebäude- und Grundstücksunterlagen (Bauakten, Baupläne, Schätzungen, Genehmigungen,
Abrechnungen über Anschaffungs- oder Herstellungskosten), soweit Inventar
10 2009
Gehaltslisten 10 2009
Geschäftsberichte 10 2009
Geschäftsbriefe 06 2013
Geschenknachweise 10 2009
Gesellschafterversammlung /-beschlüsse (Protokolle und sonstige Unterlagen) 10 2009
Gewinn- und Verlustrechnungen 10 2009
Grundbuch- und Journalblätter, wenn Inventare 10 2009
Gründungsakten der Gesellschaft 10 2009
Gutachten 10 2009
Gutschriften, Gutschriftsanzeigen 10 2009

H

Handelsbriefe 06 2013
Handelsbücher 10 2009
Hauptbücher 10 2009
Hauptversammlungen (Beschlüsse, Protokolle, sonstige Unterlagen) 10 2009

I

Inkassobücher, -karteien, -quittungen 10 2009
Inventare, Inventarnachweise 10 2009
Inventurunterlagen für Bilanzierungszwecke 10 2009

J

Jahresabschluss 10 2009
Jahreslohnnachweise für Berufsgenossenschaften 10 2009
Journale für Hauptbuch und Kontokorrent 10 2009

K

Kassenberichte 10 2009
Kassenbücher und -blätter 10 2009
Kassenzettel 10 2009
Kontenpläne und -änderungen 10 2009
Kontoauszüge 10 2009
Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte 10 2009
Kostenträgerrechnungen 10 2009
Krankenhaus-Buchführungsunterlagen 10 2009
Kreditorenbuchhaltung 10 2009

L

Lastschriftanzeigen 10 2009
Lieferscheine, wenn Buchungsunterlagen 10 2009
Lohnkontenarten 10 2009
Lohnlisten 10 2009
Lohnsteuer-Jahresausgleichsunterlagen (für Arb./Angest.) 10 2009

M

Mahnvorgänge 06 2013
Maschinenkarteikarten (Inventur) 10 2009
Mietverträge (nach Vertragsende) 06 2013

N

Nebenbücher 10 2009

O

Offenbarungseidanträge 06 2013

P

Pachtverträge (nach Vertragsende) 06 2013
Patente und Patentunterlagen, nach Ablauf des Patents 06 2013
Patientenakten (Krankengeschichte) ambulant und stationär 30 1989
Pensionskassenunterlagen 10 2009
Personalunterlagen 06 2013
Pfändungsunterlagen 10 2009
Prämienunterlagen, z. B. über Versicherungsprämien, soweit Buchungsunterlagen 10 2009
Provisionsabrechnungen mit Unterlagen 10 2009
Prüfungsberichte des Abschlussprüfers 10 2009

Q

Qualitätsmanagement-Unterlagen 10 2009
Quittungen, wenn Buchungsunterlagen 10 2009

R

Rechnungen und Rechnungsunterlagen 10 2009
Rechtsstreitfälle mit allen Unterlagen, Klageakten – nach Verfahrensabschluss 06 2013
Reisekostenabrechnungen 10 2013
Repräsentationsaufwendungen (Unterlagen) 10 2013

S

Saldenbilanzen 10 2013
Saldenlisten 10 2009
Scheck- und Wechselunterlagen 10 2009
Schriftwechsel 06 2013
Schriftwechsel (auch innerbetrieblich) 06 2013
Sozialversicherungsunterlagen 06 2013
Spendenbescheinigungen 10 2009
Strahlenschutz-Anwendungen (Röntgenaufnahmen-RöV)* 10 2009
Strahlenschutz-Anwendungen (Röntgenbehandlung-RöV)* 30 1989
Strahlenschutzbelehrungen (RöV)* 30 1989
Strahlenschutzgesundheitsakte (RöV)* 30 1989
Strahlenschutzmessergebnisse (RöV)* 30 1989

T

Telefonkostennachweise 10 2009

U

Überstundenlisten 10 2009
Unterlagen über dubiose Forderungen, Dubiosenbücher 10 2009

V

Vermögensverzeichnis 10 2009
Versand- und Frachtunterlagen 10 2009
Versorgungsunterlagen, soweit Buchungsunterlagen 10 2009
VwL-Unterlagen 10 2009

W

Wareneingangs- und -ausgangsbücher 10 2009
Wechsel 10 2009

Z

Zessionen 08 2013
Zinsabrechnungen 08 2013
Alle Angaben sind ohne Gewähr

*) § 28 (3) RöV : Aufzeichnungen über Röntgenbehandlungen sind 30 Jahre lang nach der letzten Behandlung aufzubewahren.
Röntgenbilder und die Aufzeichnungen über Röntgenuntersuchungen sind zehn Jahre lang nach der letzten Untersuchung
aufzubewahren. Die Aufzeichnungen von Röntgenuntersuchungen einer Person, die das 18. Lebensjahr noch nicht vollendet hat, sind
bis zur Vollendung des 28. Lebensjahres dieser Person aufzubewahren. …….

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