Die Aufbewahrungsfristen für Akten. Wann was mit Augustin vernichtet werden darf.

Das Handelsgesetzbuch (HGB) verpflichtet Kaufleute zur Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen (§§ 238, 257, 261 HGB). Aus steuerlichen Gründen haben alle Unternehmen der gewerblichen Wirtschaft die Aufbewahrungsvorschriften nach § 147
Abgabenordnung (AO) zu erfüllen.

Neben den o.g. Vorschriften finden sich weitere unterschiedliche Regelungen zu den Aufbewahrungsfristen in diversen Gesetzen und Verordnungen so z.B.:

  • Produkthaftungsgesetz ProdHaftG
  • Steuerrecht EStG, KStG, GewStG
  • Zivilrecht BGB, ZPO
  • Aktiengesetz AktG
  • Banken- und Versicherungsgesetz
  • Beamtenrecht
  • Röntgenverordnung RöV
  • Verordnung über Entsorgungsfachbetriebe EfbV
  • Strahlenschutzverordnung StrlSchV

Die handels- und steuerrechtlichen Vorschriften zur Aufzeichnung von Geschäftsvorfällen und zur Aufbewahrung von Schriftgut stimmen nur zum Teil überein. Aus steuerlichen Gründen sind sämtliche Geschäftsunterlagen und sonstige Unterlagen (wie z.B. DVDatenträger und Mikrofilme) aufzubewahren, die für die Besteuerung von Bedeutung sind. Die handelsrechtlichen Vorschriften haben damit für die betriebliche Praxis nicht die Bedeutung, wie sie den steuerrechtlichen Aufbewahrungsvorschriften zukommt. Im Folgenden werden daher vornehmlich die steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen dargestellt. Darüber hinaus ist zu beachten, dass die Aufbewahrungsfrist gem. der Abgabenordnung (§147) mit dem Schluss des Kalenderjahres beginnt, in dem der Jahresabschluss aufgestellt worden ist. Daraus ergibt sich, dass die Aufbewahrungsfrist aller zum Jahresabschluss gehörenden Unterlagen ebenfalls mit dem Schluss des Kalenderjahres beginnt, in dem der Jahresabschluss erstellt wurde.

Wir sorgen dafür, dass Ihre alten Akten oder Datenträger fachgerecht entsorgt werden. Dafür sind wir zertifiziert.

Kategorie Gesetzliche Aufbewahrungsfrist (Jahre) Die Unterlagen der folgenden Jahrgänge
können ab 01. Januar 2022 vernichtet werden

A

An-, Ab- und Ummeldungen der AOK und Ersatzkassen 06 2015
Angebotsunterlagen, die nicht zum Auftrag geführt haben 0 /
Angebotsunterlagen, die zum Auftrag geführt haben 06 2015
Anlagevermögen 10 2011
Anlageverzeichnisse 10 2011
Anträge auf Arbeitnehmersparzulage 06 2015
Anwesenheitsliste (z.B. Stempelkarten) soweit für Lohnbuchhaltung erforderlich 10 2011

B

Bankauszüge, Bankbelege 10 2011
Beitragsabrechnungen zur Sozialversicherung 10 2011
Belastungsanzeigen (intern und extern) 10 2011
Belege, Sammelbelege, Beleglisten soweit Buchungsunterlagen 10 2011
Bestell- und Auftragsunterlagen 06 2015
Beteiligungsunterlagen 10 2011
Betriebsabrechnungsbögen 10 2011
Betriebskostenabrechnungen 10 2011
Betriebstagebücher (EfbV) 05 2016
Bewirtungsunterlagen 10 2011
Bilanzen 10 2011
Bilanzen und Bilanzanlagen 10 2011
Buchungsanweisungen 10 2011
Bürgschaftsinformationen (nach Vertragsende) 06 2015

D

Darlehensunterlagen 10 2011
Dateien (soweit Verfahrensdokumentationen) (§ 47 AO) 10 2011
Dauerauftragsunterlagen 06 2015
Debitorenbuchhaltung 10 2011
Depotbücher, Depotauszüge und Depotbestätigungen 10 2011
Doppelbesteuerungsunterlagen 06 2015

E

EDV-Unterlagen, soweit zum Verständnis der Buchführung erforderlich (z. B. Ablaufdiagramme,
Blockdiagramme und ähnliche Organisationsbeschreibungen)
10 2011
Effektenkassenquittungen, Effektenempfangsbescheinigungen (soweit Buchungsbelege), Effektenb. 10 2011
Einheitswertunterlagen 10 2011
E-Mails mit steuerrelevantem Inhalt 10 2011
Essenmarkenabrechnungen 10 2011

F

Fahrtkostenerstattungsunterlagen 10 2011
Frachtbriefe 10 2011
Freistempelabrechnungen 10 2011

G

Gebäude- und Grundstücksunterlagen (Bauakten, Baupläne, Schätzungen, Genehmigungen,
Abrechnungen über Anschaffungs- oder Herstellungskosten), soweit Inventar
10 2011
Gehaltslisten 10 2011
Geschäftsberichte 10 2011
Geschäftsbriefe 06 2015
Geschenknachweise 10 2011
Gesellschafterversammlung /-beschlüsse (Protokolle und sonstige Unterlagen) 10 2011
Gewinn- und Verlustrechnungen 10 2011
Grundbuch- und Journalblätter, wenn Inventare 10 2011
Gründungsakten der Gesellschaft 10 2011
Gutachten 10 2011
Gutschriften, Gutschriftsanzeigen 10 2011

H

Handelsbriefe 06 2015
Handelsbücher 10 2011
Hauptbücher 10 2011
Hauptversammlungen (Beschlüsse, Protokolle, sonstige Unterlagen) 10 2011

I

Inkassobücher, -karteien, -quittungen 10 2011
Inventare, Inventarnachweise 10 2011
Inventurunterlagen für Bilanzierungszwecke 10 2011

J

Jahresabschluss 10 2011
Jahreslohnnachweise für Berufsgenossenschaften 10 2011
Journale für Hauptbuch und Kontokorrent 10 2011

K

Kassenberichte 10 2011
Kassenbücher und -blätter 10 2011
Kassenzettel 10 2011
Kontenpläne und -änderungen 10 2011
Kontoauszüge 10 2011
Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte 10 2011
Kostenträgerrechnungen 10 2011
Krankenhaus-Buchführungsunterlagen 10 2011
Kreditorenbuchhaltung 10 2011

L

Lastschriftanzeigen 10 2011
Lieferscheine, wenn Buchungsunterlagen 10 2011
Lohnkontenarten 10 2011
Lohnlisten 10 2011
Lohnsteuer-Jahresausgleichsunterlagen (für Arb./Angest.) 10 2011

M

Mahnvorgänge 06 2015
Maschinenkarteikarten (Inventur) 10 2011
Mietverträge (nach Vertragsende) 06 2015

N

Nebenbücher 10 2011

O

Offenbarungseidanträge 06 2015

P

Pachtverträge (nach Vertragsende) 06 2015
Patente und Patentunterlagen, nach Ablauf des Patents 06 2015
Patientenakten (Krankengeschichte) ambulant und stationär 30 1991
Pensionskassenunterlagen 10 2011
Personalunterlagen 06 2015
Pfändungsunterlagen 10 2011
Prämienunterlagen, z. B. über Versicherungsprämien, soweit Buchungsunterlagen 10 2011
Provisionsabrechnungen mit Unterlagen 10 2011
Prüfungsberichte des Abschlussprüfers 10 2011

Q

Qualitätsmanagement-Unterlagen 10 2011
Quittungen, wenn Buchungsunterlagen 10 2011

R

Rechnungen und Rechnungsunterlagen 10 2011
Rechtsstreitfälle mit allen Unterlagen, Klageakten – nach Verfahrensabschluss 06 2015
Reisekostenabrechnungen 10 2011
Repräsentationsaufwendungen (Unterlagen) 10 2011

S

Saldenbilanzen 10 2011
Saldenlisten 10 2011
Scheck- und Wechselunterlagen 10 2011
Schriftwechsel 06 2015
Schriftwechsel (auch innerbetrieblich) 06 2015
Sozialversicherungsunterlagen 06 2015
Spendenbescheinigungen 10 2011
Strahlenschutz-Anwendungen (Röntgenaufnahmen-RöV)* 10 2011
Strahlenschutz-Anwendungen (Röntgenbehandlung-RöV)* 30 1991
Strahlenschutzbelehrungen (RöV)* 30 1991
Strahlenschutzgesundheitsakte (RöV)* 30 1991
Strahlenschutzmessergebnisse (RöV)* 30 1991

T

Telefonkostennachweise 10 2011

U

Überstundenlisten 10 2011
Unterlagen über dubiose Forderungen, Dubiosenbücher 10 2011

V

Vermögensverzeichnis 10 2011
Versand- und Frachtunterlagen 10 2011
Versorgungsunterlagen, soweit Buchungsunterlagen 10 2011
VwL-Unterlagen 10 2011

W

Wareneingangs- und -ausgangsbücher 10 2011
Wechsel 10 2011

Z

Zessionen 08 2016
Zinsabrechnungen 08 2016
Alle Angaben sind ohne Gewähr

*) § 28 (3) RöV : Aufzeichnungen über Röntgenbehandlungen sind 30 Jahre lang nach der letzten Behandlung aufzubewahren.
Röntgenbilder und die Aufzeichnungen über Röntgenuntersuchungen sind zehn Jahre lang nach der letzten Untersuchung
aufzubewahren. Die Aufzeichnungen von Röntgenuntersuchungen einer Person, die das 18. Lebensjahr noch nicht vollendet hat, sind
bis zur Vollendung des 28. Lebensjahres dieser Person aufzubewahren. …….

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